VW-raad

Vrijwilligersraad

Wij vinden het belangrijk dat de belangen van onze vrijwilligers worden behartigd en dat zij een spreekbuis hebben naast de coördinator die altijd het eerste aanspreekpunt is. De Vrijwilligersraad (VR) bestaat uit zes leden, onder voorzitterschap van Peter de Kamper.

Wat is een vrijwilligersraad?

De vrijwilligersraad is een vertegenwoordiging van vrijwilligers binnen Steunpunt Midden-Holland. Het is een onafhankelijk en zelfstandig advies- en overlegorgaan dat als doel heeft om de belangen van vrijwilligers te behartigen en hun stem te laten horen binnen het beleid en de besluitvorming van de organisatie, daar waar dit raakvlakken heeft met het vrijwilligerswerk. De vrijwilligersraad draagt bij aan een gezonde samenwerking tussen vrijwilligers, coördinatoren, directie en het bestuur.

De vrijwilligersraad heeft verschillende belangrijke functies:

1. Belangenbehartiging

De raad signaleert wat er speelt onder vrijwilligers en brengt dit onder de aandacht bij de coördinatoren, de directie of het bestuur. Denk aan zaken als taken, werkdruk, waardering, scholing of werkplezier.

2. Adviesfunctie / instemmingsrecht

De raad geeft (gevraagd en ongevraagd) advies over beleid en werkzaamheden dat vrijwilligers raakt. Bijvoorbeeld over vergoedingen, inspraak, werkafspraken of nieuwe projecten. De raad houdt zich, voor zover relevant, op de hoogte van ontwikkelingen in het algemeen en van vrijwilligerswerk in de terminale fase van het leven in het bijzonder.

De raad heeft instemmingsrecht met betrekking tot regelingen die de vrijwilligers betreffen. Het management legt een voorgenomen besluit voor aan de raad. Bij het vragen van advies wordt aan de raad een overzicht verstrekt van de beweegredenen voor het besluit, alsmede de gevolgen die het besluit naar verwachting heeft voor de vrijwilligers. De raad brengt geen advies uit dan nadat over het onderwerp ten minste eenmaal overleg is gepleegd met het management.

De leden van de raad, alsmede geraadpleegde deskundigen, worden geacht geheim te houden die gegevens waarover het management, dan wel door de raad, geheimhouding is opgelegd.

3. Communicatiekanaal

De raad vormt een brug tussen vrijwilligers en de organisatie. Zo wordt de communicatie verbeterd en voelen vrijwilligers zich meer gehoord en betrokken.

4. Verbinding en gemeenschap

De raad stimuleert onderlinge verbondenheid, organiseert ontmoetingsmomenten of denkt mee over waardering activiteiten.

5. Samenstelling van de raad

De raad bestaat uit een groep vrijwilligers die gekozen of aangesteld worden op basis van hun ervaring, betrokkenheid en motivatie. Een goede samenstelling is representatief: vrijwilligers uit verschillende locaties (Gouda, Waddinxveen en Ondersteuning Thuis), achtergronden en leeftijden zorgen voor een breed perspectief.

De leden van de raad kiezen een voorzitter en een secretaris. De raad komt regelmatig bijeen en onderhoudt contact met coördinatoren, directie en bestuur.

6. Structuur van de vergaderingen

De raad vergadert minimaal vier keer per jaar met de directie en één keer per jaar met de bestuursvoorzitter en een bestuurslid. De raad komt voorafgaand aan desbetreffende vergaderingen bijeen ter voorbereiding in de vorm van een brainstormsessie met geïnteresseerde vrijwilligers. Er kunnen tussentijdse vergaderingen worden gepland op verzoek van vrijwilligers, de vrijwilligersraad, management of bestuur.

Van de vergadering tussen de raad en management wordt een verslag opgesteld. De betreffende vergadering is overigens openbaar voor alle vrijwilligers (zonder spreekrecht) tenzij de vergadering (deels) besloten is.